Gesetzeskonforme E-Mailsignaturen mit Exchange Server 2007

Am 16. November 2006 trat das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister über die Pflichtangaben in E-Mails in Kraft. Dies macht es seit 01. Januar 2007 erforderlich, dass in geschäftlichen E-Mails gesetzliche Mindestangaben zum Unternehmen verpflichtend sind. Als Pflichtangaben gelten Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Abteilung, Firmenname und Sitz, Rechtsform sowie vertretungsberechtigte Personen, beispielsweise Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen.

Damit Ihr Unternehmen nun nicht mit Abmahnungen und Bußgelder belegt wird, sollten Sie als Exchange Administrator dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeiter in ihren geschäftlichen E-Mails die Pflichtangaben in ihrer Signatur verwenden. Um dies zu gewährleisten haben Sie unter anderem die Möglichkeit die E-Mail beim Versand ins Internet direkt am Exchange Server mit den notwendigen Angaben zu versehen.Im neuen Exchange Server 2007 hat Microsoft glücklicherweise diese Möglichkeit der zentralen Angabe von Disclaimern bereits vorgesehen und dieser Tipp zeigt Ihnen in aller Kürze, wie Sie diesen konfigurieren. Für Exchange 2003 Server nutzen Sie am besten ein entsprechendes Tool, da hier keine Bordmittel verfügbar sind. Ruhigen Gewissens kann ich Ihnen den OLXDisclaimerAgent von Gangl Dienstleistungen empfehlen (www.gangl.de). Aber auch alle diejenigen, die beispielsweise auf GFI MailEssentials als Spamblocker setzen, seien darauf hingewiesen, dass im MailEssentials zentral E-Mail-Signaturen vergeben werden können.In Exchange 2007 nutzen wir für eine zentrale E-Mailsignatur die Möglichkeit der Transportregeln. Diese können auf Server konfiguriert werden, auf denen die Funktionen Edge-Transport oder Hub-Transport installiert wurden. Die Konfiguration ist auf beiden Systemen identisch, unterscheidet sich jedoch im Geltungsbereich erheblich. Transportregeln eines Hub-Transport-Servers werden über das Active Directory zu allen anderen Hub-Transport-Servern repliziert und überall angewendet. Transportregeln eines Edge-Transport-Servers werden nur auf E-Mail-Nachrichten angewendet, die diesen passieren.

Konzentrieren wir uns nun auf die Erstellung der Transport-Regel in einer relativ einfachen Umgebung mit mindestens einem Hub-Transport-Server. In der Exchange 2007-Verwaltungskonsole wählen Sie unter Organisationskonfiguration – Hub-Transport das Register Transportregeln. Mit Rechtsklick erstellen wir nun mit Hilfe eines Assistenten eine neue Transportregel.

it-administrator-062007-bild01.JPG

Vergeben Sie einen Namen für die Transportregeln und evtl. eine nähere Erläuterung unter Kommentar. Die Bedingungen wählen Sie per Klick so aus, dass im Schritt 2 die Bedingung lautet: „Regel auf Nachrichten anwenden von Benutzern innerhalb der Organisation und an Benutzer außerhalb der Organisation gesendet“. Unter Aktion hat man auf einem deutschen Exchange 2007 Server wieder einmal unter der „Eindeutschung“ zu leiden, denn Disclaimer wurde als „Verzichtserklärung“ übersetzt. Also wählen wir die Aktion „Text der Verzichtserklärung anfügen…“. Geben Sie hier nun den gewünschten Text ein, wählen die Schriftart, -größe und -farbe aus. Zusätzlich kann auch eine „Ausweichaktion“ definiert werden, falls ein Anfügen an die Nachricht nicht möglich ist. Hier empfehle ich die Aktion „Umschlag“, bei der eine neue Nachricht sozusagen als Umschlag mit Disclaimer erstellt und die Originalnachricht beigefügt wird.

 it-administrator-062007-bild02.JPG

Abschließend könnten noch Ausnahmen definiert werden, wie bestimmte Personen oder Verteilerlisten ausschließen oder Textmuster definieren bevor wir dann abschließend die Regel erstellen und aktivieren. Eine Testnachricht schließt nun die Konfiguration ab.

it-administrator-062007-bild03.JPG

Gelöschte Objekte vom Exchange Server leeren lassen

Die Größe der Exchange Server Postfächer wird in vielen Unternehmen mittlerweile zu einem Problem. Nur sehr schwer und ungern trennen sich die Anwender von Ihren E-Mails, so dass Postfachgrößen von 2 GB mittlerweile keine Seltenheit sind. Ausnahmen sind die Administratoren, die von Beginn an eine Größenbeschränkung für Ihre Postfächer eingeführt haben, oder Organisationen, die mittels Archivierungslösungen entsprechend vorgesorgt haben.  Eine Möglichkeit dem Problem „Herr“ zu werden ist der Exchange Postfach-Manager, der dem Administrator einen Automatismus anbietet, Postfächer regelmäßig aufräumen zu lassen. Dieser Tipp beschreibt die Konfiguration, damit der Postfach-Manager regelmäßig zumindest die „Gelöschten Objekte“ in einem Postfach leert. Dies ist zwar eine Option des Outlook-Clients, aber nicht bei allen ist diese aktiv, ganz zu Schweigen von den Teleworkern, die per Outlook Web Access oder Active Sync den Ordner Gelöschte Objekte füllen. Grundsätzlich ist wichtig zu erwähnen, dass auch dieser Ordner bei der Größenermittlung des Postfaches eingerechnet wird, also dafür sorgen kann, dass das Postfach die gesetzten Quotas überschreitet.

12-07-bild-1.bmp

Im Exchange System Manager „verbirgt“ sich die Konfiguration unterhalb der Empfängerrichtlinien. Wenn wir nun eine neue Richtlinie erstellen, wählen wir im folgenden Dialog für den Postfach-Manager nur die Option „Postfach-Managereinstellungen“ aus und erstellen uns die Richtlinie „Gelöschte Objekte pflegen“. 

Auf dem Registerblatt Allgemein legen wir über eine Suchanfrage die Postfächer fest, die unter diese Regel fallen sollen. Auf dem Register „Postfach-Managereinstellungen (Richtlinie)“ definieren wir nun, dass im Ordner „Gelöschte Objekte“ alle Objekte bearbeitet (hier: sofort gelöscht) werden sollen. Dazu wählen wir die beiden möglichen Optionen Alter und Größe vollständig ab, damit alle Objekte bearbeitet werden. 

12-07-bild-2.GIF  

Die Richtlinie ist nun definiert, allerdings muss auch erst noch für die Ausführung dieser gesorgt werden. Per Default führt ein Exchange Server selbst den Postfach-Verwaltungsvorgang nicht aus. Dazu konfigurieren wir abschließend über die Exchange Server-Eigenschaften, auf dem Register „Postfach-Verwaltung“ wann die Leerung der Gelöschten Objekte erfolgen soll.

12-07-bild-3.GIF

Gerade in einer ersten Testphase ist es durchaus empfehlenswert sich als Administrator einen Bericht über den Erfolg der Aktionen des Postfach-Managers per E-Mail zukommen zu lassen. Hierzu sind lediglich die entsprechenden Optionen zu aktivieren. Sehr sinnvoll ist es auch, falls man sich und der Exchange Organisation noch mehr an „Aufräumen“ zutraut, zuerst nicht zu sofort zu löschen, sondern lediglich mit Hilfe des Berichtes sich anzusehen, was denn passiert wäre. So können Sie sicher gehen, dass nicht versehentlich „wichtige Daten“ aufgeräumt werden.