Die Größe der Exchange Server Postfächer wird in vielen Unternehmen mittlerweile zu einem Problem. Nur sehr schwer und ungern trennen sich die Anwender von Ihren E-Mails, so dass Postfachgrößen von 2 GB mittlerweile keine Seltenheit sind. Ausnahmen sind die Administratoren, die von Beginn an eine Größenbeschränkung für Ihre Postfächer eingeführt haben, oder Organisationen, die mittels Archivierungslösungen entsprechend vorgesorgt haben.  Eine Möglichkeit dem Problem „Herr“ zu werden ist der Exchange Postfach-Manager, der dem Administrator einen Automatismus anbietet, Postfächer regelmäßig aufräumen zu lassen. Dieser Tipp beschreibt die Konfiguration, damit der Postfach-Manager regelmäßig zumindest die „Gelöschten Objekte“ in einem Postfach leert. Dies ist zwar eine Option des Outlook-Clients, aber nicht bei allen ist diese aktiv, ganz zu Schweigen von den Teleworkern, die per Outlook Web Access oder Active Sync den Ordner Gelöschte Objekte füllen. Grundsätzlich ist wichtig zu erwähnen, dass auch dieser Ordner bei der Größenermittlung des Postfaches eingerechnet wird, also dafür sorgen kann, dass das Postfach die gesetzten Quotas überschreitet.

Im Exchange System Manager „verbirgt“ sich die Konfiguration unterhalb der Empfängerrichtlinien. Wenn wir nun eine neue Richtlinie erstellen, wählen wir im folgenden Dialog für den Postfach-Manager nur die Option „Postfach-Managereinstellungen“ aus und erstellen uns die Richtlinie „Gelöschte Objekte pflegen“. 

Auf dem Registerblatt Allgemein legen wir über eine Suchanfrage die Postfächer fest, die unter diese Regel fallen sollen. Auf dem Register „Postfach-Managereinstellungen (Richtlinie)“ definieren wir nun, dass im Ordner „Gelöschte Objekte“ alle Objekte bearbeitet (hier: sofort gelöscht) werden sollen. Dazu wählen wir die beiden möglichen Optionen Alter und Größe vollständig ab, damit alle Objekte bearbeitet werden. 

Die Richtlinie ist nun definiert, allerdings muss auch erst noch für die Ausführung dieser gesorgt werden. Per Default führt ein Exchange Server selbst den Postfach-Verwaltungsvorgang nicht aus. Dazu konfigurieren wir abschließend über die Exchange Server-Eigenschaften, auf dem Register „Postfach-Verwaltung“ wann die Leerung der Gelöschten Objekte erfolgen soll.

Gerade in einer ersten Testphase ist es durchaus empfehlenswert sich als Administrator einen Bericht über den Erfolg der Aktionen des Postfach-Managers per E-Mail zukommen zu lassen. Hierzu sind lediglich die entsprechenden Optionen zu aktivieren. Sehr sinnvoll ist es auch, falls man sich und der Exchange Organisation noch mehr an „Aufräumen“ zutraut, zuerst nicht zu sofort zu löschen, sondern lediglich mit Hilfe des Berichtes sich anzusehen, was denn passiert wäre. So können Sie sicher gehen, dass nicht versehentlich „wichtige Daten“ aufgeräumt werden.