Gesetzeskonforme E-Mailsignaturen mit Exchange Server 2007

9.10.2007 von dr-exchange.

Am 16. November 2006 trat das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister über die Pflichtangaben in E-Mails in Kraft. Dies macht es seit 01. Januar 2007 erforderlich, dass in geschäftlichen E-Mails gesetzliche Mindestangaben zum Unternehmen verpflichtend sind. Als Pflichtangaben gelten Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Abteilung, Firmenname und Sitz, Rechtsform sowie vertretungsberechtigte Personen, beispielsweise Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen.

Damit Ihr Unternehmen nun nicht mit Abmahnungen und Bußgelder belegt wird, sollten Sie als Exchange Administrator dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeiter in ihren geschäftlichen E-Mails die Pflichtangaben in ihrer Signatur verwenden. Um dies zu gewährleisten haben Sie unter anderem die Möglichkeit die E-Mail beim Versand ins Internet direkt am Exchange Server mit den notwendigen Angaben zu versehen.Im neuen Exchange Server 2007 hat Microsoft glücklicherweise diese Möglichkeit der zentralen Angabe von Disclaimern bereits vorgesehen und dieser Tipp zeigt Ihnen in aller Kürze, wie Sie diesen konfigurieren. Für Exchange 2003 Server nutzen Sie am besten ein entsprechendes Tool, da hier keine Bordmittel verfügbar sind. Ruhigen Gewissens kann ich Ihnen den OLXDisclaimerAgent von Gangl Dienstleistungen empfehlen (www.gangl.de). Aber auch alle diejenigen, die beispielsweise auf GFI MailEssentials als Spamblocker setzen, seien darauf hingewiesen, dass im MailEssentials zentral E-Mail-Signaturen vergeben werden können.In Exchange 2007 nutzen wir für eine zentrale E-Mailsignatur die Möglichkeit der Transportregeln. Diese können auf Server konfiguriert werden, auf denen die Funktionen Edge-Transport oder Hub-Transport installiert wurden. Die Konfiguration ist auf beiden Systemen identisch, unterscheidet sich jedoch im Geltungsbereich erheblich. Transportregeln eines Hub-Transport-Servers werden über das Active Directory zu allen anderen Hub-Transport-Servern repliziert und überall angewendet. Transportregeln eines Edge-Transport-Servers werden nur auf E-Mail-Nachrichten angewendet, die diesen passieren.

Konzentrieren wir uns nun auf die Erstellung der Transport-Regel in einer relativ einfachen Umgebung mit mindestens einem Hub-Transport-Server. In der Exchange 2007-Verwaltungskonsole wählen Sie unter Organisationskonfiguration – Hub-Transport das Register Transportregeln. Mit Rechtsklick erstellen wir nun mit Hilfe eines Assistenten eine neue Transportregel.

Vergeben Sie einen Namen für die Transportregeln und evtl. eine nähere Erläuterung unter Kommentar. Die Bedingungen wählen Sie per Klick so aus, dass im Schritt 2 die Bedingung lautet: „Regel auf Nachrichten anwenden von Benutzern innerhalb der Organisation und an Benutzer außerhalb der Organisation gesendet“. Unter Aktion hat man auf einem deutschen Exchange 2007 Server wieder einmal unter der „Eindeutschung“ zu leiden, denn Disclaimer wurde als „Verzichtserklärung“ übersetzt. Also wählen wir die Aktion „Text der Verzichtserklärung anfügen…“. Geben Sie hier nun den gewünschten Text ein, wählen die Schriftart, -größe und -farbe aus. Zusätzlich kann auch eine „Ausweichaktion“ definiert werden, falls ein Anfügen an die Nachricht nicht möglich ist. Hier empfehle ich die Aktion „Umschlag“, bei der eine neue Nachricht sozusagen als Umschlag mit Disclaimer erstellt und die Originalnachricht beigefügt wird.

Abschließend könnten noch Ausnahmen definiert werden, wie bestimmte Personen oder Verteilerlisten ausschließen oder Textmuster definieren bevor wir dann abschließend die Regel erstellen und aktivieren. Eine Testnachricht schließt nun die Konfiguration ab.

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