Postfachzugriff für Nicht-Eigentümer

Ein Grundprinzip seit Exchange Server 2000 ist, dass je Postfach genau 1 Benutzerobjekt zugeordnet sein muss – und natürlich umgekehrt. Diese Tatsache verhindert, dass ohne weitere Konfigurationsschritte ein Postfach nicht für andere Benutzer zugänglich sein kann. Vertreter-Regelungen, gemeinsam zu bearbeitende Postfächer und dergleichen stehen diesem Umstand jedoch entgegen.

Eine Möglichkeit ist nun, dass der Postfach-Besitzer über die Ordnerberechtigungen direkt innerhalb seiner Mailbox einem anderen Anwender Zugriffsberechtigungen einräumt, damit dieser beispielsweise während seiner Abwesenheit als Vertreter eingehende E-Mails lesen bzw. bearbeiten kann. Dazu konfigurieren wir direkt in Outlook die Eigenschaften des Posteinganges – Berechtigungen und fügen den, oder die Anwender(in) hinzu.

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Der berechtigte Anwender hat nun die Möglichkeit in Outlook über das Menü Datei – Öffnen – Ordner eines anderen Benutzers – auf die Standard-Ordner zuzugreifen.

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Soll nun jedoch auf mehrere Ordner zugriffen werden und insbesondere auf Ordner, die der Benutzer selbst angelegt hat, stößt diese Methoden an ihre Grenze. Hier empfiehlt sich nun das gesamte Postfach direkt in Outlook zusätzlich einzubinden.

Damit dies funktioniert, müssen zuerst alle Berechtigungen auf alle Ordner eingerichtet werden, die der Vertreter einsehen darf. Zusätzlich muss jetzt aber der Ordner der obersten Hierarchie – mit dem Namen: Postfach – – mit mindestens Stufe 2 (Lesen) versehen werden, damit ein „Einhängen“ des zusätzlichen Postfaches möglich wird.

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Was bedeutet nun Einhängen? Dazu ist ein letzter Schritt im Outlook des Vertreters durchgeführt werden. Über Extras – E-Mailkonten (Outlook 20003/2007) wählen wir im Assistenten den Schritt „Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten“ – Microsoft Exchange Server – Ändern – Weitere Einstellungen – Erweitert – Zusätzlich diese Postfächer öffnen. Im Globalen Adressbuch suchen wir das Ziel-Postfach, auf das wir zuvor Zugriff erteilt haben, aus und fügen dieses in die Liste hinzu.

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