Alle Exchange Administratoren kennen die Situation. Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und keiner denkt oftmals an die in der Regel nach wie vor eingehenden E-Mails für den oder die Ehemalige. Wie aber soll nun mit diesen verfahren werden? Einfach das Postfach zu Löschen ist die meiner Meinung nach die denkbar schlechteste Lösung, da dies zu Unzustellbarkeitsnachrichten bei betroffenen Kunden bzw. Lieferanten führen würde, und diese NDR´s (Non Delivery Reports) werfen kein gutes Bild auf unser Unternehmen.

Wohin sollen die eingehenden E-Mails vom Exchange Server nun ausgeliefert werden? Was ist mit confidential bzw. privaten E-Mails, die möglicherweise noch eingehen und datenschutzrechtlich kritisch sind? Es gibt diverse Möglichkeiten, einige davon möchte ich in diesem Artikel aufzeigen.

A. „Altes“ Postfach und vorherige E-Mailadresse dem Nachfolger zuweisen
Die schnellste und einfachste Möglichkeit ist, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt das Windows-Konto und damit auch das Postfach zu löschen. Wenn Sie mindestens über Exchange 2000 Server verfügen, können Sie ein gelöschtes Postfach jederzeit wieder mit einem anderen oder neuen Windows-Konto verbinden. Beachten Sie hierbei die so genannte Retention-Time für gelöschte Postfächer, die auf Ihren Postfachspeichern eingestellt ist. Sollte diese auf 0 Tage stehen, dann funktioniert das nur unmittelbar nach Löschung des Postfaches und Replikation im Active Directory. Ansonsten ist das Postfach in der Regel über Nacht vom Mailbox Cleanup Agent auch vom Server entfernt worden.

Wird also beispielsweise für den Nachfolger ein neues Konto erstellt, so kann das vorher gelöschte Postfach direkt mit dem Konto des neuen Benutzers verbunden werden. Dabei ist darauf zu achten, dass möglichst zuvor alle beim ursprünglichen Postfach hinterlegten E-Mailadressen notiert und hinterher von Hand auf das neue Postfach als weitere SMTP-Adressen übertragen werden. Nur auf diese Weise ist der Empfang von Extern weiterhin auch an die E-Mail-Adressen des alten Postfaches möglich. Bei der Wiederzuweisung eines Postfaches werden vom Empfängeraktualisierungsdienst neue E-Mailadressen gemäß den gültigen Empfängerrichtlinien erstellt.

Bedenken Sie jedoch hierbei, dass dem neuen Benutzer nun alle vom Vorgänger im Postfach hinterlassenen Daten zugänglich sind.

B. Postfach archivieren und löschen, sowie die ursprüngliche E-Mailadressen dem Nachfolger zuweisen
Diese Vorgehensweise ermöglicht es, dass auch weiterhin Kommunikation hin zur „alten“ E-Mailadresse möglich bleibt. Die Daten des Postfaches des ehemaligen Mitarbeiters sollten zuerst revisionssicher archiviert werden. Dazu kann eine entsprechende Archiv-Software genutzt, oder aber auch die Exportfunktion von Outlook bzw. ExMerge. Der komplette Inhalt des Postfaches ist somit bis zu einem gewissen Stand gesichert, nur für den Fall, dass auf die Daten in Zukunft nochmals zugegriffen werden muss.

Überprüfen Sie nun, welche E-Mailadressen auf das Postfach eingetragen sind, um diese später auf das Zielpostfach – derjenige, der künftige Kommunikation für den ehemaligen Mitarbeiter empfangen soll – übertragen zu können. Einigen Kunden nutzen hierfür einen E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner namens „Post fuer Ehemalige“ oder ähnlich.

Nun löschen Sie das zuvor archivierte Postfach und ggf. den zugehörigen Windows-Account und übertragen die Mailadressen des/der Ehemalige(n) auf das Zielpostfach oder den Zielordner im Bereich Öffentliche Ordner.

Geht nun eine E-Mail für den ehemaligen Mitarbeiter ein, dies könnten ja auch Antworten auf frühere E-Mails sein, dann haben Sie die Möglichkeit diese zu beantworten und zu bearbeiten.

C. Postfach über Abwesenheitsassistent übergangsweise offen halten
Diese Methode ist hervorragend dazu geeignet, die Kommunikationspartner darüber zu informieren, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nicht mehr für unser Unternehmen tätig ist. Schalten Sie hierfür bei dem betreffenden Postfach den Abwesenheitsassistenten ein und teilen über die Abwesenheitsnachricht mit, dass der Ansprechpartner sich geändert hat und der Absender bitte seine Kontaktdaten ändern möge. Hier ein Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

YOUR-ADMIN
„administration just in time”

Zuvor archivieren Sie die Daten des alten Postfaches wie in Abschnitt B. beschrieben. Bitte beachten Sie aber, dass manche Unternehmen den Abwesenheitsassistenten für den E-Mailverkehr nach extern unterbinden. Hier können Sie diese Methode natürlich nicht anwenden. Nun kann der Exchange Administrator jederzeit über die Nachrichten-nachverfolgung feststellen, ob in den letzten Wochen noch E-Mails an dieses Postfach eingegangen sind und zu einem bestimmten Zeitpunkt das Postfach dann letztendlich komplett löschen.

Grundsätzlich muss jeder für sich und sein Unternehmen selbst entscheiden, daher bleibt die Entscheidung für eine bestimmte Methode offen, allerdings hat sich die Methode mit dem Abwesenheitsassistenten bei unseren Kunden bestens bewährt.