Wie groß darf ein einzelnes Exchange Postfach sein?

Ein Exchange Server bietet die Möglichkeit einzelne Postfächer in Ihrer Größe einzuschränken. „Wozu?“, wird mancher sagen, „Ich habe genug Platz auf meinem Datenbank-Laufwerk!“. Teilen Sie diese Meinung auch? Ich nicht! Wieso ich diese Meinung nicht teile, möchte ich hier erläutern.

Vorab sei erinnert, dass es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten gibt, ein Postfach in seiner Größe zu beschränken.

Postfachbeschränkungen

Entweder man beschränkt ein bestimmtes Postfach direkt in den Eigenschaften des Benutzers (Bild), oder man definiert zentrale Vorgaben über die Eigenschaften des Postfachspeichers. Letztlich gibt es diverse Gründe, warum man die Größe eines Postfaches beschränken soll. Nachfolgend eine Liste der möglichen Gründe:

Schutz vor Überlaufen des Servers (E-Mail-Bomben)
Eine „beliebte“ Denial of Service Attacke auf einen E-Mail-Server ist das „Beschießen“ eines oder mehrerer bekannter Postfächer mit großen E-Mails. Ohne eine Postfachgrößenbeschränkung kann dies nun z.B. über das Wochenende dazu führen, dass eine gesamte Exchange Organisation zusammenbricht. Selbstverständlich gehen wir davon aus, dass es eine eingehende Größenbeschränkung für einzelne E-Mails bereits gibt, aber diese bewegt sich doch in aller Regel zwischen 10 und 16 MByte, wie die Erfahrung zeigt.

Nun ist es bei vielen Organisationen so, dass zwar die Laufwerke für die Datenbanken ausreichend Platz bieten, um das Wachstum der Datenbank des Privaten Informationsspeichers möglicherweise abzufangen, bis die E-Mailbombe entdeckt wird, aber oftmals die Laufwerke für die Transaktionsprotokolle vorher bereits voll laufen. Sobald dies der Fall ist, wird der Exchange Server die Speichergruppe bzw. den Informationsspeicher offline schalten.

Dies kann nur vermieden werden, wenn es eine Beschränkung gibt, die den Empfang von Nachrichten ab einer bestimmten Postfachgröße unterbindet. Wie groß diese sein soll, hängt ganz von Ihrer IT-Umgebung ab, insbesondere davon, ob Sie bereits eine E-Mail-Archivierungslösung eingeführt haben und betreiben.

Einhaltung des nächtlichen Backupfensters bei Vollsicherungen
Je größer die einzelnen Postfächer werden, desto mehr wachsen die dahinter liegenden Exchange Datenbanken. Nun mag die tägliche, inkrementelle Sicherung bzw. tägliche Zuwachssicherung an sich noch kein Problem verursachen, aber die mind. einmal wöchentlich laufende Vollsicherung kann sehr viel länger dauern. Dies bedeutet, dass morgens evtl. Ihre Mitarbeiter bereits wieder arbeiten, aber die Exchange Vollsicherung das System zu diesem Zeitpunkt noch unnötig ausbremst.

Niedrige Recovery-Zeiten bei Datenbankausfall
Je größer eine Informationsspeicher-Datenbank ist, desto länger wird es dauern, bis diese im Fall der Fälle zurückgespielt ist. Kleine Datenbanken bieten kurze Recovery-Zeiten, und dieser unschätzbare Vorteil sollte möglichst nicht verspielt werden. Ihr IT-Leiter wird es Ihnen danken, wenn das nächste Datenbank-Recovery nötig ist.

Performance des Postfaches stabil halten
Ein von vielen missachteter Umstand ist, dass auch Outlook als Client unter übergroßen Postfächern leiden muss. Das Problem stellt zwar nicht die allgemeine Postfachgröße an sich dar, sondern es gibt nachgewiesene Performance-Einbußen, wenn in einzelnen Postfachordnern zu viele Elemente oder Unterordner abgelegt sind. Arbeiten Sie mittlerweile mit Outlook 2003 im Cached Mode, stellt auch die Größe der dahinter liegenden OST-Datei lokal auf Ihrem System ein Performance-Bottleneck dar, insbesondere wenn diese auch noch fragmentiert auf der Festplatte liegt.

Missbrauch des Postfaches zur Archivierung
Wir Administratoren haben im Laufe der Zeit schon eine Menge Dinge erlebt, eines davon ist, dass es User gibt, die tatsächlich Ihr Postfach auch als Archiv für Dokumente aller Art verwenden. Die Begründung ist meist, dass damit beispielsweise auch der Zugriff über das Internet (OWA/IMAP) möglich wird und die Dokumente aller Orte verfügbar sind. Das Problem allerdings ist oft die Größe der Dokumente, die nun ein Postfach anschwellen lassen. Verhindern lässt sich so etwas natürlich nicht, aber man kann diesen „Missbrauch“ des Exchange Postfaches damit deutlich einschränken.

Fazit
Die Erfahrung zeigt, dass man wunderbar mit einer Grenze von 200 MByte leben kann, wenn man gewisse Regeln wie tägliche Pflege des Postfaches einhält. Ich persönlich hatte seit über 10 Jahren noch nie ein Postfach, das über 150 MByte angewachsen ist.

Wir sind uns jedoch auch bewusst, dass es überall dort, wo es derzeit (noch) keine Postfachgrößenbeschränkungen gibt, unheimlich schwer für den Exchange Administrator ist, diese nachträglich umzusetzen. Unsere Hoffnung ist, dass Ihnen die Liste der Argumente in diesem Workshop als Unterstützung dient, um die IT- oder die Geschäftsleitung davon zu überzeugen Größenbeschränkungen einzuführen.

Automatische Ressourcenbuchung mit dem Auto Accept Agent für Exchange 2003

Ressourcen-Postfächern können automatisch im Rahmen von Besprechungsplanungen über Outlook gebucht werden. Dazu müssen für dieses Ressourcenpostfach über einen primären Zugriff mittels Outlook die entsprechenden Optionen unter Menü Extras – Optionen – Kalenderoptionen – Ressourcenplanung konfiguriert werden (Bild 1).

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Wenn Sie nun eine Vielzahl von Ressourcenpostfächern zu verwalten haben und diese Postfächer auch noch spezieller konfigurieren möchten – z.B. dass nur innerhalb bestimmter Zeiträume gebucht werden darf, oder dass Ressourcenpostfächer von sonstigen E-Mails und Anhängen frei gehalten werden sollen -, dann sollten Sie den offiziell von Microsoft seit Längerem zur Verfügung gestellten Auto Accept Agent einsetzen. Dieser Agent automatisiert über einen sogenannten ExOLEDB Event Sink die Verarbeitung von eingehenden Besprechungsanfragen an freigeschaltete Ressourcenpostfächer. Sie können diesen über http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx
?displaylang=de&FamilyID=3D0884E6-C603-491D-BF57-ACF03E046BFE downloaden, ebenso finden Sie darüber das Handbuch zur Bereitstellung und Konfiguration des Agents, das Sie Schritt-für-Schritt durch die Installation und Konfiguration führt.

Vergewissern Sie sich nach der Installation des Auto Accept Agents, dass dieser als COM+-Komponente registriert wurde. (Bild 2)

  1. Starten Sie über Programme – Verwaltung die Komponentendienste.
  2. Erweitern Sie Konsolenstamm, Komponentendienste, Computer, Mein Arbeitsplatz, und klicken Sie dann auf COM+-Anwendungen.
  3. Überprüfen Sie im Detailausschnitt, ob Auto Accept Agent vorhanden ist. Wurde der Auto Accept Agents zur Ausführung als lokales System installiert, wird dieser außerdem im Snap-In Dienste angezeigt.

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Nach der Installation befinden sich nachfolgende Dateien im Verzeichnis: (Bild 3)

  • Autoaccept.Config.xml == Konfigurationsdatei für den Agent
  • ListMailboxes.vbs == Script um alle Postfächer anzuzeigen, die den EventSink eingerichtet haben
  • MailboxStatus.vbs == Script um den Status eines Ressourcenpostfaches anzuzeigen
  • RegisterMailbox.vbs == Script zur Registrierung des EventSink auf ein Ressourcenpostfach

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Damit der Auto Accept-Agent auf ein Ressourcenpostfach registriert werden kann, wird dieses standardmäßig wie ein „normales“ Postfach im Active Directory angelegt. Nach Aktivierung des Postfaches – dazu muss einmalig eine Nachricht an das Postfach gesandt werden, damit dieses auch physikalisch im Informationsspeicher des Exchange Servers erzeugt wird – kann der Event Sink für den Auto Accept-Agent auf das Postfach registriert werden.

Mit Hilfe des Skriptes RegisterMailbox.vbs registrieren Sie einzelne Postfächer. RegisterMailbox.vbs muss direkt aus dem Installationsverzeichnis des Exchange-Servers ausgeführt werden, auf dem die Ressourcenpostfächer gespeichert sind. Dieses Skript kann nicht remote ausgeführt werden. Hier die (vereinfachte) Syntax:

cscript RegisterMailbox.vbs /m:mailbox@domain.com [/u]

/m
Die primäre SMTP-Adresse des zu registrierenden Postfaches. Verwenden Sie diese Option zum Registrieren eines einzelnen Postfaches, oder um dieses aus der Registrierung zu entfernen.

/u
Versucht die Postfachbindungen zu entfernen.

Beispiel:
C:\Programme\Exchsrvr\Agents\AutoAccept>
cscript RegisterMailbox.vbs /m:Besprechungsraum@your-admin.com

Nach der Installation des Auto Accept-Agent auf einem Microsoft Exchange-Server kann die Standardeinstellung für die auf den Server angewendete Verarbeitungsrichtlinie konfiguriert werden. Bearbeiten Sie dazu die im Installationsordner befindliche XML-Konfigurationsdatei AutoAccept.config.xml. Darüber hinaus kann in dieser XML-Konfigurationsdatei die Verarbeitung für einzelne Postfächer festgelegt werden. Die Konfigurationseinstellungen gelten für jeden Server einzeln. Nachfolgend eine Liste der wichtigsten und interessantesten Optionen die konfiguriert werden können:

  • Ein beliebiger Text, der in die E-Mail-Antwort des Agents eingefügt wird.
  • Anhänge in einer angenommenen Besprechung löschen
  • Objekte im Posteingang löschen, die keine Besprechungen sind
  • Anzahl der Monate die eine Besprechung im Voraus gebucht werden kann
  • Für Besprechungsserien ein Enddatum erzwingen