Automatische Ressourcenbuchung mit dem Auto Accept Agent für Exchange 2003

4.6.2008 von dr-exchange.

Ressourcen-Postfächern können automatisch im Rahmen von Besprechungsplanungen über Outlook gebucht werden. Dazu müssen für dieses Ressourcenpostfach über einen primären Zugriff mittels Outlook die entsprechenden Optionen unter Menü Extras - Optionen - Kalenderoptionen – Ressourcenplanung konfiguriert werden (Bild 1).

Wenn Sie nun eine Vielzahl von Ressourcenpostfächern zu verwalten haben und diese Postfächer auch noch spezieller konfigurieren möchten – z.B. dass nur innerhalb bestimmter Zeiträume gebucht werden darf, oder dass Ressourcenpostfächer von sonstigen E-Mails und Anhängen frei gehalten werden sollen -, dann sollten Sie den offiziell von Microsoft seit Längerem zur Verfügung gestellten Auto Accept Agent einsetzen. Dieser Agent automatisiert über einen sogenannten ExOLEDB Event Sink die Verarbeitung von eingehenden Besprechungsanfragen an freigeschaltete Ressourcenpostfächer. Sie können diesen über http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx
?displaylang=de&FamilyID=3D0884E6-C603-491D-BF57-ACF03E046BFE downloaden, ebenso finden Sie darüber das Handbuch zur Bereitstellung und Konfiguration des Agents, das Sie Schritt-für-Schritt durch die Installation und Konfiguration führt.

Vergewissern Sie sich nach der Installation des Auto Accept Agents, dass dieser als COM+-Komponente registriert wurde. (Bild 2)

1. Starten Sie über Programme – Verwaltung die Komponentendienste.
2. Erweitern Sie Konsolenstamm, Komponentendienste, Computer, Mein Arbeitsplatz, und klicken Sie dann auf COM+-Anwendungen.
3. Überprüfen Sie im Detailausschnitt, ob Auto Accept Agent vorhanden ist. Wurde der Auto Accept Agents zur Ausführung als lokales System installiert, wird dieser außerdem im Snap-In Dienste angezeigt.

Nach der Installation befinden sich nachfolgende Dateien im Verzeichnis: (Bild 3)

• Autoaccept.Config.xml == Konfigurationsdatei für den Agent
• ListMailboxes.vbs == Script um alle Postfächer anzuzeigen, die den EventSink eingerichtet haben
• MailboxStatus.vbs == Script um den Status eines Ressourcenpostfaches anzuzeigen
• RegisterMailbox.vbs == Script zur Registrierung des EventSink auf ein Ressourcenpostfach

Damit der Auto Accept-Agent auf ein Ressourcenpostfach registriert werden kann, wird dieses standardmäßig wie ein „normales“ Postfach im Active Directory angelegt. Nach Aktivierung des Postfaches – dazu muss einmalig eine Nachricht an das Postfach gesandt werden, damit dieses auch physikalisch im Informationsspeicher des Exchange Servers erzeugt wird – kann der Event Sink für den Auto Accept-Agent auf das Postfach registriert werden.

Mit Hilfe des Skriptes RegisterMailbox.vbs registrieren Sie einzelne Postfächer. RegisterMailbox.vbs muss direkt aus dem Installationsverzeichnis des Exchange-Servers ausgeführt werden, auf dem die Ressourcenpostfächer gespeichert sind. Dieses Skript kann nicht remote ausgeführt werden. Hier die (vereinfachte) Syntax:

cscript RegisterMailbox.vbs /m:mailbox@domain.com [/u]

/m
Die primäre SMTP-Adresse des zu registrierenden Postfaches. Verwenden Sie diese Option zum Registrieren eines einzelnen Postfaches, oder um dieses aus der Registrierung zu entfernen.

/u
Versucht die Postfachbindungen zu entfernen.

Beispiel:
C:\Programme\Exchsrvr\Agents\AutoAccept>
cscript RegisterMailbox.vbs /m:Besprechungsraum@your-admin.com

Nach der Installation des Auto Accept-Agent auf einem Microsoft Exchange-Server kann die Standardeinstellung für die auf den Server angewendete Verarbeitungsrichtlinie konfiguriert werden. Bearbeiten Sie dazu die im Installationsordner befindliche XML-Konfigurationsdatei AutoAccept.config.xml. Darüber hinaus kann in dieser XML-Konfigurationsdatei die Verarbeitung für einzelne Postfächer festgelegt werden. Die Konfigurationseinstellungen gelten für jeden Server einzeln. Nachfolgend eine Liste der wichtigsten und interessantesten Optionen die konfiguriert werden können:

• Ein beliebiger Text, der in die E-Mail-Antwort des Agents eingefügt wird.
• Anhänge in einer angenommenen Besprechung löschen
• Objekte im Posteingang löschen, die keine Besprechungen sind
• Anzahl der Monate die eine Besprechung im Voraus gebucht werden kann
• Für Besprechungsserien ein Enddatum erzwingen

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