6.8.2009 von dr-exchange.

Mit Microsoft Outlook können in der Erweiterten Suche mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, die jedoch nur mit einem “OR” (logisches ‘ODER’) verknüpft werden. Dies führt oft nicht zum gewünschten Ergebnis, daher wäre eine AND-Verknüpfung  durchaus sinnvoll.

Dies zu realisieren ist über einen Reg-Key möglich:

Hier erstellt man im Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[Office-Version]\Outlook
den Schlüssel QueryBuilder.

Nun zeigt die Erweiterte Suche den Reiter Abfrage-Generator. Darin ist nun auch eine AND-verknüpfte Suche möglich.

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13.7.2009 von dr-exchange.

Neue Server, neue Vorgehensweisen!

Viele Administratoren kennen die Anforderung, dass „Nicht-Exchange-SMTP-Server“ über den Exchange Server Ihre E-Mails nach Extern versenden wollen, da es diesen Systemen oft nicht erlaubt ist, direkten Zugriff ins Internet zu erhalten.

In Exchange 2003 musste man dabei „lediglich“ die betreffende IP-Adresse beim SMTP-Server (Bild 1) eintragen, damit das „Relayen“ erlaubt wurde.

Ansonsten nimmt ein Exchange Server nur E-Mails an Empfänger an, für die er auch zuständig ist. Dies hat sich auch bei Exchange 2007 nicht geändert, denn die Funktion der Empfängerrichtlinien aus Exchange 200x ist in die Funktion „Akzeptierte Domänen“ übergegangen. Damit wird dem Exchange 2007 Server mitgeteilt, welche Domänen er anzunehmen hat bzw. darf.

Seit Exchange 2007 ist die ganze Angelegenheit des externen Relaying nicht mehr ganz so trivial wie in Exchagne 2000x. Die virtuellen SMTP Server wurden vollständig durch den Exchange Transport Service ersetzt und Sende- und Empfangsconnectoren übernehmen nun die Arbeit des früheren SMTP-Dienstes.

Wie in früheren Versionen erlaubt ein Exchange 2007 Server Relaying, wenn man sich erfolgreich authentifiziert. Oft ist dies aber nicht gewollt bzw. umständlich einzurichten und zu pflegen.

Um nun ohne Anmeldung über einen 2007er zu relayen, bedient man sich am geschicktesten eines Empfangs-Connectors der auf einer zusätzlichen IP-Adresse basiert und entsprechend konfiguriert werden kann.

Über die Verwaltungshell erstellen wir unter Serverkonfiguration – Hub-Transport einen neuen SMTP-Empfangsconnector mit folgenden Angaben:

Name:                Relaying nach Extern
Verwendung:    benutzerdefiniert
Lokale IP:          Hier geben Sie auf dem Exchange Server zusätzlich definierte IP an
FQDN:               Einen DNS-Eintrag definieren, wie z.B. mailrelay.your-admin.intern
RemoteIP:        Entspricht der(n) IP-Adresse(n) des(r) Sender(s) (Relayer)

Hinweis:
Alternativ könnte auch mit einem anderen TCP-Port auf derselben IP-Adresse gearbeitet werden, wenn das Sendesystem dies unterstützt.

Nachdem der Empfangsconnector erstellt worden ist, sollten sämtliche Sicherheitsmechanismen wie TLS, Standardauthentifizierung etc. abgeschaltet (Bild 2) und als Berechtigungsgruppen lediglich „Anonyme Benutzer“ aktiviert sein. (Bild 3)

Nun nimmt der Connector zwar Mails von anonymen Sender an, aber er erlaubt noch nicht das Weiterleiten nach Extern. Dazu muss nun noch in der Exchange Verwaltungsshell folgender Befehl eingegeben werden:

Get-ReceiveConnector “Relaying nach Extern”| Add-ADPermission -User Anonymous-Anmeldung” -ExtendedRights ms-Exch-SMTP-Accept-Any-Recipient”

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26.5.2009 von dr-exchange.

Das Update Rollup Nummer 8 für Exchange Server 2007 mit Service Pack 1 ist verfügbar. Update Rollups sind kumulativ, d.h. die Rollups 1-7 müssen nicht zuvor installiert werden, falls ein Exchange Server 2007 neu aufgesetzt wird.

Folgende Fixes sind u.a. in diesem Rollup enthalten:

• DSN-Problem mit Konten, welche nicht im Adressbuch auftauchen
• Fehler in Kernel Mode Authentifizierung für Windows Server 2008
• X-header in “Named Properties” ergänzt
• In 3rd-Party Webbrowsern ist im Outlook Web Access die Schrift nun deutlicher

Eine Liste aller Änderungen ist hier zu finden,

der Download wird hier bereitgestellt.

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31.3.2009 von dr-exchange.

Wer den Updaterollup 7 für Exchange Server 2007 Service Pack #1 eingespielt hat wird sicherlich einen “unschönen” Seiteneffekt feststellen, wenn intern Unzustellbarkeitsnachrichten vom System geschickt werden. Deren “Absendeadresse” hat sich von Microsoft Exchange auf  die SMTP-Adresse incl. GUID der Systemaufsicht geändert. Dies hat Microsoft heute mit einem KB-Artikel 969690 bestätigt und angekündigt, dass man das in einem der folgenden Rollups wieder “verbessern” will.

(Delivery notifications will not show the display name (”Microsoft Exchange”) as the “From” address.  Instead, it will have the SMTP address of the system attendant and this address will include the associated GUID.)

Tipp:
Man kann mit dem Shell-Cmdlet “Set-OrganizationConfig - Parameter: MicrosoftExchangeRecipientEmailAddresses” die Absenderadresse auch auf ein “ansehnliche” SMTP-Adresse ändern. Aber Vorsicht, es darf keine SMTP-Adresse sein, die bereits für ein Postfach vergeben ist!

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30.3.2009 von dr-exchange.

Wir alle kennen das Problem, wenn ein Exchange Server installiert wurde und nun die Testphase ansteht. Das MS Exchange-Team hat nun ein Tool dafür geschaffen, welches unter https://www.TestExchangeConnectivity.com verfügbar ist und folgende Optionen für Zugriffs- und Funktionstests bietet:

• Exchange ActiveSync mit Windows Mobile 5
• Exchange ActiveSync mit Windows Mobile 6.x
• Exchange ActiveSync mit 3rd-Party-Geräten (z.B. Nokia Mail for Exchange)
• Outlook Anywhere (RPCoverHTTP) mit Outlook 2003
• Outlook Anywhere (RPCoverHTTP) mit Outlook 2007
• Eingehende SMTP-Nachrichten

Hinweis:
- Benutzung wie immer auf eigene Gefahr
- Das Tool ist noch im Beta-Stadium

Aber äußerst hilfreich

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23.12.2008 von dr-exchange.

In letzter Zeit hatte ich vermehrt Anfragen, ob und wie man denn den Cached Mode von Outlook im laufenden Betrieb aktiveren kann. Ja, man kann. Dazu nutzt man am Einfachsten eine Gruppenrichtlinie.

Für diese Policy besorgt man sich am besten aus dem Office Ressource Kit für die jeweilige Outlook-Version die entsprechende Vorlagen-Daten, z.B. Outlk11.adm für Outlook 2003. Nachfolgend beschrieben sind die Einstellungen, die zur Aktivierung des Cached Modes - AUCH in aktiven Umgebungen - führen.

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23.12.2008 von dr-exchange.

Die Administration der Öffentlichen Ordner in einer Exchange Organisation ist mit dem Exchange System Manager zuweilen eine langwierige Angelegenheit, insbesondere wenn es beispielsweise darum geht Berechtigungen in großen Ordnerstrukturen zu verwalten. Microsoft stellt hierfür mit dem PFDavAdmin-Tool (Public Folder Distributed Authoring and Versioning based Administration) ein passendes Werkzeug zur Verfügung mit dem u.a.  folgende Aufgaben erledigt werden können.

• Verwalten der Ordnerberechtigungen im MAPI-Baum
• Hinzufügen, Ersetzen oder Entfernen von ACEs in einem Öffentlichen Ordner-Baum ohne bestehende ACE-Einträge zu verändern
• Export und Import von Ordner-Berechtigungen und Postfachberechtigungen
• Änderungen an der Replikatsliste ohne bestehende Einträge zu überschreiben
• Prüfen bzw. Entfernen von Berechtigungen auf einzelne Elemente
• Massenänderungen an sonstigen Eigenschaften
• Wiederherstellen gelöschter öffentlicher Ordner

Sie können aber auch direkt Exchange Postfächer verwalten und die Ordnerberechtigungen darin verändern. Beispielsweise sind seit der aktuellen Version 2.6 Massen-Änderungen an den Ordner-Berechtigungen innerhalb von Postfächern möglich. Dies ermöglicht beispielsweise die einheitliche Vergabe von Berechtigungen auf alle Kalender innerhalb des Unternehmens.

Für den Einsatz von PFDAVAdmin gelten folgende Vorraussetzungen:

• .NET Framework 1.1
• Windows 2000 oder höher
• Exchange 2000 oder Exchange 2003

Laden Sie das Tool unter  http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=635be792-d8ad-49e3-ada4-e2422c0ab424&displaylang=en herunter und entpacken Sie die komprimierte Datei in einem Verzeichnis. Es sind keine weiteren Schritte notwendig, somit starten Sie die Anwendung sofort nach dem Entpacken über PFDAVAdmin.exe.

Im Menü FILE wählen Sie die Option Connect um sich mit dem gewünschten Exchange Server und Globalen Katalog zu verbinden. Im Abschnitt Connection entscheiden Sie, ob Sie Öffentliche Ordner, Alle Postfächer oder ein einzelnes Postfach administrieren möchten.

Folgendes Beispiel soll die Arbeitsweise des intuitiv zu bedienenden Tools aufgezeigt werden. Wir geben mit Hilfe des PFDAVAdmin eine vollständige ACE-Liste an untergeordnete Ordner weiter. Dazu verbinden wir uns mit dem Exchange Server mit der Option „Public Folders“.

Nun wählen wir in der zu bearbeitende Ordnerstruktur den übergeordneten Ordner, dessen ACEs wir nach unten weitergeben wollen. Auf diesem Ordner öffnen wir nun über das Kontextmenü den Menüpunkt „Folder permissions“

um die bestehenden Berechtigungen bzw. ACEs anzupassen. Dies geschieht relativ komfortabel über den angezeigten Dialog.

Nachdem wir nun die Berechtigungen des übergeordneten Folders wie gewünscht „in Form“ gebracht haben, wählen wir über das Kontextmenü (Bild 2) die Option „Propagate folder ACEs) um die Berechtigungen nach unten zu vererben. Dabei können wir auswählen, ob einer oder mehrere ACE-Einträge hinzugefügt oder entfernt werden sollen. In einem Statusfenster können wir die Aktion im Detail verfolgen.

Eine weitere, sehr interessante Funktion ist beispielsweise die Möglichkeit gelöschte Öffentliche Ordner wiederherzustellen. Allerdings sollten Sie dabei beachten, dass dies nur möglich ist, wenn auf dem Öffentlichen Informationsspeicher die entsprechende Option für die Aufbewahrung gelöschter Objekte aktiviert ist.

Der gelöschte Ordner wird dann in rot markiert angezeigt und über das Kontextmenü steht die Option „recover folder“ zur Verfügung. Der Ordner wird wiederhergestellt und trägt den ursprünglichen Namen mit dem Zusatz „RECOVERED“, der selbstverständlich jederzeit wieder umbenannt werden kann.

>Download<

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23.12.2008 von dr-exchange.

Ein Exchange Administrator steht in der Implementierungsphase irgendwann vor der Frage „Funktionieren die Dienste des Exchange Servers korrekt?“. Beispielsweise ist es äußerst wichtig zu prüfen, ob ein SMTP-Dienst auch nicht als Relay durch Spammer missbraucht werden kann.

Nun, dazu einen Standard E-Mail-Client, wie Outlook Express, einzurichten und für diese Tests zu benutzen, ist an sich kein Problem. Es gibt jedoch oft betriebsinterne Vorgaben, dass beispielsweise kein Outlook Express, geschweige denn Outlook 2003, auf Servern installiert werden darf.

Um jedoch einfache Tests mit den Diensten SMTP und POP3 durchzuführen, genügt das Programm TELNET, welches sich vor allem in früheren Jahren großer Beliebtheit erfreute. TELNET erlaubt uns mit bestimmten Ports und dahinter liegenden Diensten eines TCP/IP-basierenden Systems zu kommunizieren und einfache Befehle auf der Kommandozeile an diese Services abzusetzen.

Nachfolgend beschränken wir uns lediglich auf die wichtigsten Kommandos um eine E-Mail per SMTP abzusetzen sowie eine E-Mail per POP3 zu lesen. Dies sollte für den Exchange Administrator völlig ausreichend sein um grundlegende Funktionstests durchzuführen.

Das SMTP-Protokoll benutzt per Default den TCP-Port 25. Daher verbinden wir uns mit nachfolgendem Kommando mit dem SMTP-Dienst eines beliebigen, erreichbaren Servers. Achten Sie bei der Benutzung von TELNET darauf, dass dieses keine BACKSPACE-Taste kennt und daher ein Kommando stets vollständig und korrekt eingegeben werden muss, da der Dienst ansonsten mit einem Fehler „Unrecognized Parameter“ antwortet. In diesem Fall wiederholen Sie einfach die Eingabe.

C:\> telnet <Servername¦ip-Adressen> 25

Das angesprochene System antwortet uns mit seinem Namen:

220 mail.ya.local Microsoft ESMTP MAIL Service, Version: 6.0.3790.18
30 ready at  Wed, 6 Dec 2008 12:11:31 +0100

Der nächste Schritt ist nun, sich selbst gegenüber dem SMTP-Server zu erkennen zu geben, der Server antwortet u.a. mit der Meldung 250 OK und zeigt damit an, dass er bereit ist SMTP-Kommandos entgegen zu nehmen.

ehlo your-admin.com
250- mail.ya.local Hello [192.168.215.1]
250 OK

Nun setzen wir als erstes das Kommando MAIL FROM ab und der Server antwortet bei korrekter Eingabe mit 250 …. Sender OK

mail from: hans@testdom.com
250 2.1.0 hans@testdom.com….Sender OK

An wen soll die Mail gehen? Dies übermitteln wir mit dem Kommando RCPT TO:

rcpt to: info@your-admin.com
550 5.7.1 Unable to relay for info@your-admin.com

Erhalten Sie eine Rückmeldung “5.7.1. Unable to relay…” dann haben Sie die erste Funktionsprüfung bereits erfolgreich abgeschlossen. Der Server ist gegen Relay-Missbrauch geschützt, da er nur E-Mails an eingehenden Domänen akzeptiert. (Die Default-Einstellung bei einem Exchange Server). Andernfalls erhalten wir korrekt die Quittung:

250 2.1.5 info@your-admin.com

Nun beginnen wir mit der Eingabe der eigentlichen E-Maildaten. Dazu bedienen wir uns einleitend des Kommandos DATA, um die Datenübergabe zu starten, des Kommandos SUBJECT: um den Betreff zu kennzeichnen und nach doppelter Zeilenschaltung geben wir den eigentlichen Text der Nachricht ein. Abgeschlossen wird der gesamte Vorgang mit „.“ in einer leeren Zeile, und die Nachricht wird in die ausgehende Warteschlange übergeben.

data
354 Start mail input; end with <CRLF>.<CRLF>
subject: Testmail

Dies ist die Nachricht.
.
250 2.6.0 <MAIL5AUZFwdQ600000001@mail.ya.local> Queued mail for delivery

Die Nachricht wird nun in das betreffende Postfach übermittelt und das Kommando QUIT beendet die Sitzung mit dem SMTP-Server. Ob dies tatsächlich der Wahrheit entspricht können wir über den Exchange System Manager (Warteschlangen) genauso überprüfen, wie mittels eines Blickes in das Postfach selbst.

Dafür benötigen wir aber normalerweise wieder einen E-Mail-Client. Kommandozeilenerprobte Administratoren nutzen auch hierfür wieder das Programm TELNET. Bitte beachten Sie, dass per Default der POP3-Dienst auf einem Exchange Server nicht aktiv ist und daher zuvor gestartet werden sollte. POP3 benutzt per Default den TCP-Port 110 und daher verbinden wir uns mit TELNET auch mit Diesem.

C:\> telnet <Servername¦ip-Adressen> 110

Der Server antwortet wieder mit einer Quittung, dass er bereit ist, Kommandos entgegen zu nehmen:

+OK Microsoft Exchange Server 2003 POP3 server version 6.5.7638.1 (mail.ya.local) ready.

Nun connecten wir uns mit dem gewünschten Postfach durch Angabe des Aliasnamen, der mit dem Loginname in der Domäne übereinstimmen sollte, der POP3-Server quittiert mit +OK

user robert.lindermeier
+OK

Zu jedem Benutzer gehört ein Passwort, welches der Server nun benötigt. Beachten Sie dass das Passwort im Klartext (wie bei jedem POP3-Zugriff über das Netzwerk sonst auch!) angezeigt wird. OK ….logged on, zeigt an, dass wir uns mit dem Postfach verbunden haben.

pass Abc12345
+OK User successfully logged on.

Mit dem Kommando LIST erhalten wir die aktuell im Posteingang befindlichen Nachrichten. Neben OK steht die Anzahl der Nachrichten, die Zahl daneben ist die Größe der E-Mails in Octets.

list
+OK 2 2246
1 1821
2 425
.

Wie aber können wir eine E-Mail lesen? Das Kommando RETR <Nr. der Nachricht> zeigt die Nachricht incl. Header an.

retr 2
+OK
Received: from  ([192.168.215.1]) by mail.ya.local with Microsoft SM
TPSVC(6.0.3790.1830);
Wed, 6 Dec 2006 12:41:19 +0100
subject: Testmail
From: test@tester.com
Bcc:
Return-Path: test@test.com
Message-ID: <MAILN9F4HhMLx00000002@mail.ya.local>
X-OriginalArrivalTime: 06 Dec 2006 11:41:24.0404 (UTC) FILETIME=[7534EF40:01C719
2B]
Date: 6 Dec 2006 12:41:24 +0100

Dies ist die Nachricht.

Mit dem Befehl QUIT beenden wir die Sitzung mit dem POP3-Server. Nachfolgend noch eine Auflistung der weiteren möglichen POP3-Befehle:

TOP <Nr.> <X>    Zeigt von der Nachricht <Nr.> die ersten <X> Zeilen an

DELE <Nr.>    Löscht die angegebene Nachricht <Nr.>
Dabei werden die Nachrichten zuerst nur zum Löschen markiert, erst der Befehl QUIT löscht die Nachrichten endgültig aus dem Posteingang

STAT    Zeigt die Anzahl der aktuell im Posteingang befindlichen Nachrichten

RSET    Alle gelöschten Nachrichten wiederherstellen

QUIT    Beenden der POP3-Sitzung

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18.6.2008 von dr-exchange.

Ein Exchange Server bietet die Möglichkeit einzelne Postfächer in Ihrer Größe einzuschränken. „Wozu?“, wird mancher sagen, „Ich habe genug Platz auf meinem Datenbank-Laufwerk!“. Teilen Sie diese Meinung auch? Ich nicht! Wieso ich diese Meinung nicht teile, möchte ich hier erläutern.

Vorab sei erinnert, dass es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten gibt, ein Postfach in seiner Größe zu beschränken.

Entweder man beschränkt ein bestimmtes Postfach direkt in den Eigenschaften des Benutzers (Bild), oder man definiert zentrale Vorgaben über die Eigenschaften des Postfachspeichers. Letztlich gibt es diverse Gründe, warum man die Größe eines Postfaches beschränken soll. Nachfolgend eine Liste der möglichen Gründe:

Schutz vor Überlaufen des Servers (E-Mail-Bomben)
Eine „beliebte“ Denial of Service Attacke auf einen E-Mail-Server ist das „Beschießen“ eines oder mehrerer bekannter Postfächer mit großen E-Mails. Ohne eine Postfachgrößenbeschränkung kann dies nun z.B. über das Wochenende dazu führen, dass eine gesamte Exchange Organisation zusammenbricht. Selbstverständlich gehen wir davon aus, dass es eine eingehende Größenbeschränkung für einzelne E-Mails bereits gibt, aber diese bewegt sich doch in aller Regel zwischen 10 und 16 MByte, wie die Erfahrung zeigt.

Nun ist es bei vielen Organisationen so, dass zwar die Laufwerke für die Datenbanken ausreichend Platz bieten, um das Wachstum der Datenbank des Privaten Informationsspeichers möglicherweise abzufangen, bis die E-Mailbombe entdeckt wird, aber oftmals die Laufwerke für die Transaktionsprotokolle vorher bereits voll laufen. Sobald dies der Fall ist, wird der Exchange Server die Speichergruppe bzw. den Informationsspeicher offline schalten.

Dies kann nur vermieden werden, wenn es eine Beschränkung gibt, die den Empfang von Nachrichten ab einer bestimmten Postfachgröße unterbindet. Wie groß diese sein soll, hängt ganz von Ihrer IT-Umgebung ab, insbesondere davon, ob Sie bereits eine E-Mail-Archivierungslösung eingeführt haben und betreiben.

Einhaltung des nächtlichen Backupfensters bei Vollsicherungen
Je größer die einzelnen Postfächer werden, desto mehr wachsen die dahinter liegenden Exchange Datenbanken. Nun mag die tägliche, inkrementelle Sicherung bzw. tägliche Zuwachssicherung an sich noch kein Problem verursachen, aber die mind. einmal wöchentlich laufende Vollsicherung kann sehr viel länger dauern. Dies bedeutet, dass morgens evtl. Ihre Mitarbeiter bereits wieder arbeiten, aber die Exchange Vollsicherung das System zu diesem Zeitpunkt noch unnötig ausbremst.

Niedrige Recovery-Zeiten bei Datenbankausfall
Je größer eine Informationsspeicher-Datenbank ist, desto länger wird es dauern, bis diese im Fall der Fälle zurückgespielt ist. Kleine Datenbanken bieten kurze Recovery-Zeiten, und dieser unschätzbare Vorteil sollte möglichst nicht verspielt werden. Ihr IT-Leiter wird es Ihnen danken, wenn das nächste Datenbank-Recovery nötig ist.

Performance des Postfaches stabil halten
Ein von vielen missachteter Umstand ist, dass auch Outlook als Client unter übergroßen Postfächern leiden muss. Das Problem stellt zwar nicht die allgemeine Postfachgröße an sich dar, sondern es gibt nachgewiesene Performance-Einbußen, wenn in einzelnen Postfachordnern zu viele Elemente oder Unterordner abgelegt sind. Arbeiten Sie mittlerweile mit Outlook 2003 im Cached Mode, stellt auch die Größe der dahinter liegenden OST-Datei lokal auf Ihrem System ein Performance-Bottleneck dar, insbesondere wenn diese auch noch fragmentiert auf der Festplatte liegt.

Missbrauch des Postfaches zur Archivierung
Wir Administratoren haben im Laufe der Zeit schon eine Menge Dinge erlebt, eines davon ist, dass es User gibt, die tatsächlich Ihr Postfach auch als Archiv für Dokumente aller Art verwenden. Die Begründung ist meist, dass damit beispielsweise auch der Zugriff über das Internet (OWA/IMAP) möglich wird und die Dokumente aller Orte verfügbar sind. Das Problem allerdings ist oft die Größe der Dokumente, die nun ein Postfach anschwellen lassen. Verhindern lässt sich so etwas natürlich nicht, aber man kann diesen „Missbrauch“ des Exchange Postfaches damit deutlich einschränken.

Fazit
Die Erfahrung zeigt, dass man wunderbar mit einer Grenze von 200 MByte leben kann, wenn man gewisse Regeln wie tägliche Pflege des Postfaches einhält. Ich persönlich hatte seit über 10 Jahren noch nie ein Postfach, das über 150 MByte angewachsen ist.

Wir sind uns jedoch auch bewusst, dass es überall dort, wo es derzeit (noch) keine Postfachgrößenbeschränkungen gibt, unheimlich schwer für den Exchange Administrator ist, diese nachträglich umzusetzen. Unsere Hoffnung ist, dass Ihnen die Liste der Argumente in diesem Workshop als Unterstützung dient, um die IT- oder die Geschäftsleitung davon zu überzeugen Größenbeschränkungen einzuführen.

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6.5.2008 von dr-exchange.

Alle Exchange Administratoren kennen die Situation. Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und keiner denkt oftmals an die in der Regel nach wie vor eingehenden E-Mails für den oder die Ehemalige. Wie aber soll nun mit diesen verfahren werden? Einfach das Postfach zu Löschen ist die meiner Meinung nach die denkbar schlechteste Lösung, da dies zu Unzustellbarkeitsnachrichten bei betroffenen Kunden bzw. Lieferanten führen würde, und diese NDR´s (Non Delivery Reports) werfen kein gutes Bild auf unser Unternehmen.

Wohin sollen die eingehenden E-Mails vom Exchange Server nun ausgeliefert werden? Was ist mit confidential bzw. privaten E-Mails, die möglicherweise noch eingehen und datenschutzrechtlich kritisch sind? Es gibt diverse Möglichkeiten, einige davon möchte ich in diesem Artikel aufzeigen.

A. „Altes“ Postfach und vorherige E-Mailadresse dem Nachfolger zuweisen
Die schnellste und einfachste Möglichkeit ist, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt das Windows-Konto und damit auch das Postfach zu löschen. Wenn Sie mindestens über Exchange 2000 Server verfügen, können Sie ein gelöschtes Postfach jederzeit wieder mit einem anderen oder neuen Windows-Konto verbinden. Beachten Sie hierbei die so genannte Retention-Time für gelöschte Postfächer, die auf Ihren Postfachspeichern eingestellt ist. Sollte diese auf 0 Tage stehen, dann funktioniert das nur unmittelbar nach Löschung des Postfaches und Replikation im Active Directory. Ansonsten ist das Postfach in der Regel über Nacht vom Mailbox Cleanup Agent auch vom Server entfernt worden.

Wird also beispielsweise für den Nachfolger ein neues Konto erstellt, so kann das vorher gelöschte Postfach direkt mit dem Konto des neuen Benutzers verbunden werden. Dabei ist darauf zu achten, dass möglichst zuvor alle beim ursprünglichen Postfach hinterlegten E-Mailadressen notiert und hinterher von Hand auf das neue Postfach als weitere SMTP-Adressen übertragen werden. Nur auf diese Weise ist der Empfang von Extern weiterhin auch an die E-Mail-Adressen des alten Postfaches möglich. Bei der Wiederzuweisung eines Postfaches werden vom Empfängeraktualisierungsdienst neue E-Mailadressen gemäß den gültigen Empfängerrichtlinien erstellt.

Bedenken Sie jedoch hierbei, dass dem neuen Benutzer nun alle vom Vorgänger im Postfach hinterlassenen Daten zugänglich sind.

B. Postfach archivieren und löschen, sowie die ursprüngliche E-Mailadressen dem Nachfolger zuweisen
Diese Vorgehensweise ermöglicht es, dass auch weiterhin Kommunikation hin zur „alten“ E-Mailadresse möglich bleibt. Die Daten des Postfaches des ehemaligen Mitarbeiters sollten zuerst revisionssicher archiviert werden. Dazu kann eine entsprechende Archiv-Software genutzt, oder aber auch die Exportfunktion von Outlook bzw. ExMerge. Der komplette Inhalt des Postfaches ist somit bis zu einem gewissen Stand gesichert, nur für den Fall, dass auf die Daten in Zukunft nochmals zugegriffen werden muss.

Überprüfen Sie nun, welche E-Mailadressen auf das Postfach eingetragen sind, um diese später auf das Zielpostfach – derjenige, der künftige Kommunikation für den ehemaligen Mitarbeiter empfangen soll – übertragen zu können. Einigen Kunden nutzen hierfür einen E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner namens „Post fuer Ehemalige“ oder ähnlich.

Nun löschen Sie das zuvor archivierte Postfach und ggf. den zugehörigen Windows-Account und übertragen die Mailadressen des/der Ehemalige(n) auf das Zielpostfach oder den Zielordner im Bereich Öffentliche Ordner.

Geht nun eine E-Mail für den ehemaligen Mitarbeiter ein, dies könnten ja auch Antworten auf frühere E-Mails sein, dann haben Sie die Möglichkeit diese zu beantworten und zu bearbeiten.

C. Postfach über Abwesenheitsassistent übergangsweise offen halten
Diese Methode ist hervorragend dazu geeignet, die Kommunikationspartner darüber zu informieren, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nicht mehr für unser Unternehmen tätig ist. Schalten Sie hierfür bei dem betreffenden Postfach den Abwesenheitsassistenten ein und teilen über die Abwesenheitsnachricht mit, dass der Ansprechpartner sich geändert hat und der Absender bitte seine Kontaktdaten ändern möge. Hier ein Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

YOUR-ADMIN
„administration just in time”

Zuvor archivieren Sie die Daten des alten Postfaches wie in Abschnitt B. beschrieben. Bitte beachten Sie aber, dass manche Unternehmen den Abwesenheitsassistenten für den E-Mailverkehr nach extern unterbinden. Hier können Sie diese Methode natürlich nicht anwenden. Nun kann der Exchange Administrator jederzeit über die Nachrichten-nachverfolgung feststellen, ob in den letzten Wochen noch E-Mails an dieses Postfach eingegangen sind und zu einem bestimmten Zeitpunkt das Postfach dann letztendlich komplett löschen.

Grundsätzlich muss jeder für sich und sein Unternehmen selbst entscheiden, daher bleibt die Entscheidung für eine bestimmte Methode offen, allerdings hat sich die Methode mit dem Abwesenheitsassistenten bei unseren Kunden bestens bewährt.

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